Prazo de guarda de documentos fiscais

por Rachel Nunes Mendonça 

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Diante da corriqueira dúvida quanto à necessidade da guarda de documentos fiscais e trabalhistas, bem como acerca de quais efetivamente precisam ser guardados e os períodos que precisam permanecer em posse das empresas, seguem os esclarecimentos pertinentes.

Basicamente, os documentos fiscais devem ser armazenados pelo período decinco anos, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui o aludido período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada em virtude da não apresentação.

Trata-se dos termos legais previstos no Código Tributário Nacional pelos institutos da “decadência” e da “prescrição”. Apesar de serem institutos complexos, podemos resumir a questão, de forma não-técnica (juridicamente imprecisa), com o fim deotimizar a gestão empresarial, em dois pontos:

1) A decadência é o direito que o Fisco tem de, por cinco anos, solicitar a apresentação de documentos fiscais. Isto é, desde o período em que o tributo for devido, o Fisco terá cinco anos para verificar se a empresa o declarou corretamente, se há alguma irregularidade nos lançamentos etc.

Apenas para fins informativos, fazemos constar que a decadência, em verdade, ocorre antes do “lançamento” do tributo, isto é, antes de o crédito tributário ser formalmente constituído, o que pode ocorrer em algumas hipóteses: (a) entrega das declarações pertinentes pelo contribuinte (DCTF, GIA, GFIP etc.); (b) apuração pelo Fisco dos valores devidos e emissão de cobrança (por exemplo, IPTU, IPVA etc.); (c) entrega da declaração pelo contribuinte e, com os dados desta, apontamento do tributo devido (por exemplo, Imposto de Renda).

2) E a prescrição, por sua vez, é o direito do Fisco de promover a cobrança judicial dos créditos tributários. Isto é, desde a data do “lançamento” do débito, a autoridade fazendária possui cinco anos para ajuizar a competente execução fiscal.

Neste ponto, salientamos que há inúmeras outras particularidades que revestem tais institutos. Entretanto, a alusão a tais características é indiferente para a questão daguarda dos documentos fiscais. Portanto, para facilitar a visualização, segue tabela, extraída do site “fecomercio”, contendo descrição dos tributos, períodos de armazenamento e respectiva fundamentação legal:

TRIBUTÁRIO

Salientamos, contudo, que tais orientações são apenas de ordem fiscal, não sendo aplicáveis aos documentos trabalhistas, para os quais vigoram os seguintes prazos, conforme tabela abaixo:

TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIO

Rachel Nunes Mendonça

Advogada - Coordenadora Tributária e Criminal Fiscal - AGCFF

Graduada pelo Centro Universitário das Faculdades Metropolitanas Unidas - UniFMU. Pós-graduada em Direito Tributário pelo Instituto Brasileiro de Estudos Tributários - IBET. Coordenadora da Área Tributária e Criminal Fiscal do Amancio Gomes Corrêa e Fabio Francisco Advogados Associados.